Warum die Reinigung ein Datenschutzthema ist
Die meisten Datenschutzkonzepte konzentrieren sich auf IT: Passwörter, Verschlüsselung, Zugriffsrechte. Die Reinigung taucht darin oft gar nicht auf, obwohl Reinigungskräfte regelmäßig Zutritt zu allen Räumen haben – häufig außerhalb der Bürozeiten und ohne dass jemand anwesend ist. Das ist kein Grund für Misstrauen gegenüber dem Personal, wohl aber für klare Regeln. Typische Risiken sind:
| Situation | Risiko | Gegenmaßnahme |
|---|---|---|
| Akten und Ausdrucke auf dem Schreibtisch | Einsichtnahme, versehentliches Verschieben oder Entsorgen | Clean-Desk-Regel; belegte Flächen werden nicht berührt |
| Entsperrte Bildschirme | Einsicht in E-Mails, Kundendaten, Personalakten | Automatische Bildschirmsperre; Geräte werden nicht bedient |
| Notizzettel mit Zugangsdaten | Passwörter am Monitor oder unter der Tastatur | Keine Zugangsdaten auf Papier; regelmäßige Sensibilisierung |
| Papierkörbe mit vertraulichem Inhalt | Unterlagen landen im normalen Altpapier | Getrennte, verschlossene Datenschutzbehälter |
| Schlüssel und Transponder | Verlust oder unkontrollierte Weitergabe | Schlüsselliste, Quittung, Zeitprofile |
| Fremde Personen im Gebäude | Zutritt durch angebliche Techniker oder Kuriere | Reinigungskräfte öffnen niemandem |
Die meisten dieser Punkte liegen nicht allein beim Dienstleister. Ein großer Teil des Schutzes entsteht dadurch, dass Unterlagen und Geräte gar nicht erst offen zugänglich sind.
Ist die Reinigungsfirma Auftragsverarbeiter nach DSGVO?
Ein Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag und nach Weisung des Verantwortlichen – etwa ein Rechenzentrum oder ein Lohnbüro. Bei einer Reinigungsfirma ist das anders: Ihr Auftrag besteht darin, Räume zu reinigen, nicht darin, Daten zu verarbeiten. Dass Reinigungskräfte dabei zufällig Daten sehen könnten, macht sie nach überwiegender Auffassung der Datenschutzaufsichtsbehörden nicht zu Auftragsverarbeitern. Ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO ist deshalb in der Regel nicht erforderlich.
Das heißt aber nicht, dass der Datenschutz bei der Reinigung keine Rolle spielt. Nach Art. 32 DSGVO muss der Verantwortliche geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Dazu gehört auch, dass unbefugte Personen keinen Zugang zu Unterlagen und Systemen erhalten. Für die Reinigung bedeutet das praktisch:
- sorgfältige Auswahl des Dienstleisters und schriftliche Vereinbarung zur Vertraulichkeit
- Einweisung der eingesetzten Personen in die Regeln des Hauses
- Regelungen zu Schlüsseln, Zutrittszeiten und verschlossenen Bereichen
- eigene Maßnahmen wie Clean Desk, Bildschirmsperre und Datenschutzbehälter
Wann es doch eine Auftragsverarbeitung sein kann
Übernimmt ein Dienstleister Aufgaben, bei denen er gezielt mit Datenträgern umgeht, kann die Einordnung anders ausfallen. Das betrifft vor allem die Abholung und Vernichtung von Akten oder Festplatten. Dafür sind Fachbetriebe zuständig, die nach der Norm DIN 66399 vernichten und in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung anbieten. Eine Reinigungsfirma, die lediglich gewöhnliche Papierkörbe leert, gehört nicht dazu.
Die Einordnung nach DSGVO hängt vom konkreten Auftrag ab. Für Ihren Einzelfall sprechen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Rechtsberatung. Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick, Stand Oktober 2026.
Zusätzliche Pflichten für Berufsgeheimnisträger
Rechtsanwälte, Steuerberater, Notare, Ärzte und andere Berufsgeheimnisträger unterliegen neben der DSGVO der strafbewehrten Schweigepflicht nach § 203 Strafgesetzbuch und den Regeln ihres Berufsrechts. Seit einer Gesetzesänderung im Jahr 2017 dürfen sie externe Dienstleister einbinden, soweit das erforderlich ist, müssen diese aber zur Verschwiegenheit verpflichten. Ob eine Reinigungsfirma darunter fällt, hängt davon ab, ob sie bei ihrer Tätigkeit Kenntnis von geschützten Geheimnissen erlangen kann.
In der Praxis ist eine schriftliche Verpflichtung der Reinigungsfirma und ihrer Kräfte die vorsichtigere Lösung: Sie kostet wenig, schafft Klarheit und lässt sich mit der Kammer oder dem Datenschutzbeauftragten abstimmen. Wie das im Alltag einer Kanzlei aussieht – vom Umgang mit Aktenstapeln bis zu Archivräumen –, beschreibt unsere Seite zur diskreten Kanzleireinigung. Für Arztpraxen kommt der Hygieneplan hinzu; dazu mehr im Ratgeber Hygieneplan in der Arztpraxis und auf der Seite zur Praxisreinigung.
Für Kanzleien, Steuerbüros und Notariate arbeiten wir mit festen, eingewiesenen Teams, dokumentierter Schlüsselübergabe und auf Wunsch mit schriftlicher Verschwiegenheitsvereinbarung.
Schlüssel, Transponder und Alarmcodes
Wer einen Schlüssel hat, hat Zutritt zu allem, was hinter der Tür liegt. Ein sauberes Schlüsselmanagement ist deshalb eine der wirksamsten Datenschutzmaßnahmen überhaupt – und eine der am häufigsten vernachlässigten. Diese Schritte haben sich bewährt:
- 1Übergabe dokumentieren
Jeder Schlüssel oder Transponder wird gegen Unterschrift übergeben. Die Quittung nennt Schlüsselnummer, Datum, Empfänger und die Räume, die damit zugänglich sind.
- 2Berechtigungen begrenzen
Elektronische Schließsysteme erlauben Zeitprofile: Der Transponder des Reinigungsteams funktioniert dann nur in den vereinbarten Zeitfenstern und nur für die freigegebenen Bereiche.
- 3Weitergabe regeln
Schlüssel bleiben beim festen Team und werden nicht an Vertretungen weitergereicht, ohne dass der Auftraggeber davon weiß. Codes für Alarmanlagen werden nicht notiert.
- 4Verlust sofort melden
Ein verlorener Schlüssel wird unverzüglich gemeldet. Der Verantwortliche prüft, ob Schlösser oder Berechtigungen geändert werden müssen und ob eine Meldung nach Art. 33 DSGVO in Betracht kommt.
- 5Rückgabe bei Wechsel
Bei Personalwechsel und Vertragsende werden alle Schlüssel nachweislich zurückgegeben und Transponder gesperrt. Wie das beim Dienstleisterwechsel abläuft, beschreibt der Ratgeber Reinigungsfirma wechseln.
Papierkörbe, Datenschutztonnen und Altpapier
Der Papierkorb ist der klassische Schwachpunkt. Wer einen falsch adressierten Brief oder einen Fehldruck mit Kundendaten in den normalen Papierkorb wirft, gibt die Kontrolle über diese Daten ab. Die Lösung ist eine klare Trennung, die alle kennen:
- –Fehldrucke mit Kundendaten landen im Papierkorb unter dem Tisch
- –Ein offener Karton „zum Schreddern“ steht tagelang im Flur
- –Die Datenschutztonne ist voll, also wird daneben gestapelt
- –Niemand weiß, welcher Behälter von wem geleert wird
- ✓Vertrauliches Papier gehört ausschließlich in abschließbare Behälter mit Einwurfschlitz
- ✓Leerung durch einen Vernichtungsdienstleister in festem Rhythmus
- ✓Ein Behälter in Druckernähe, weil dort die meisten Fehldrucke entstehen
- ✓Die Reinigung leert nur Behälter, die eindeutig als normaler Abfall gekennzeichnet sind
Wie viele Behälter nötig sind und wo sie stehen, hängt von der Menge vertraulicher Ausdrucke ab. In Büros, in denen kaum noch gedruckt wird, genügt manchmal ein zentraler Behälter am Drucker.
Im Zweifel bleibt Papier liegen. Diese einfache Regel schützt Daten zuverlässiger als jede Einzelabsprache.
Clean Desk und Bildschirmsperre: der Beitrag des eigenen Teams
Der beste Dienstleister kann nicht verhindern, dass vertrauliche Informationen sichtbar sind, wenn sie offen herumliegen. Datenschutz bei der Reinigung beginnt deshalb bei den eigenen Mitarbeitenden. Eine Clean-Desk-Regel hilft dabei doppelt: Sie schützt Daten und macht die Reinigung der Arbeitsplätze einfacher. Hinweise zur Pflege von Tastatur und Schreibtisch finden Sie im Ratgeber Tastatur- und Schreibtischhygiene.
- Unterlagen mit personenbezogenen Daten abends in abschließbaren Schränken oder Rollcontainern verstauen.
- Rechner herunterfahren oder sperren, automatische Bildschirmsperre nach kurzer Zeit aktivieren.
- Keine Passwörter, PINs oder Zugangscodes auf Zetteln am Arbeitsplatz.
- Whiteboards und Flipcharts mit vertraulichen Inhalten nach Besprechungen löschen oder abdecken.
- Besprechungsräume nach vertraulichen Terminen kontrollieren: liegengebliebene Ausdrucke, Notizen, Namensschilder.
- Post und Lieferungen nicht offen im Empfang liegen lassen.
Diese Regeln lassen sich in die Hausordnung oder eine kurze Datenschutzunterweisung aufnehmen. Für die Reinigung ist dann klar, welche Flächen frei sind und gereinigt werden können.
Was in den Reinigungsvertrag gehört
Ein Reinigungsvertrag regelt vor allem Leistungen, Zeiten und Preis. Für den Datenschutz sollten einige Punkte ergänzt werden. Sie sind auch ein guter Prüfstein, wenn Sie Angebote mehrerer Firmen vergleichen; worauf Sie dabei sonst achten sollten, erklärt der Ratgeber Angebote für Gebäudereinigung vergleichen.
Verpflichtung des Dienstleisters und der eingesetzten Personen zur Verschwiegenheit, auch über das Vertragsende hinaus.
Möglichst feste Personen, Information des Auftraggebers bei Wechsel, Einweisung neuer Kräfte vor dem ersten Einsatz.
Übergabe gegen Quittung, Liste der Berechtigten, Verfahren bei Verlust, Rückgabe bei Vertragsende.
Keine Unterlagen bewegen, keine Geräte bedienen, keine Fotos, keine Begleitpersonen, niemandem öffnen.
Räume, Schränke und Behälter, die nicht gereinigt oder geöffnet werden, eindeutig benennen.
Wer wird informiert, wenn etwas auffällt – eine offene Tür, ein verlorener Schlüssel, ein vergessener Ausdruck?
Für die allgemeine Büroreinigung genügen diese Punkte meist in kurzer Form. Je sensibler die Daten, desto genauer sollten sie ausformuliert werden.
Häufige Fragen zu Datenschutz und Reinigung
Weiterlesen im Ratgeber
Dieser Ratgeber wurde von der Redaktion PUTZPROFIS Berlin erstellt und beruht auf der Praxis aus über 20 Jahren Reinigung von Büros, Kanzleien und Praxen. Stand: Oktober 2026. Die Ausführungen zu DSGVO, Strafgesetzbuch und Berufsrecht sind allgemeine Informationen und keine Rechtsberatung; maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Einschätzung Ihres Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Kammer.