Wechsel oder Klärungsgespräch? Erst die Ursache prüfen
Nicht jede Unzufriedenheit muss mit einem Wechsel enden. Ein Dienstleisterwechsel kostet Zeit und bringt eine Anlaufphase mit sich. Bevor Sie kündigen, lohnt sich deshalb die Frage, ob das Problem beim Dienstleister liegt oder bei den Rahmenbedingungen – etwa einem veralteten Leistungsverzeichnis oder zu knapp kalkulierter Zeit.
- •Mängel neu sind, nach einer Nutzungsänderung oder einem Personalwechsel
- •das Leistungsverzeichnis nicht mehr zum Objekt passt
- •Reklamationen bisher nur mündlich und unkonkret geäußert wurden
- •der Dienstleister erreichbar ist und Bereitschaft zur Verbesserung zeigt
- ✓dieselben Mängel trotz schriftlicher Rüge immer wiederkehren
- ✓es keinen erreichbaren Ansprechpartner gibt
- ✓vereinbarte Leistungen regelmäßig ausfallen
- ✓Vertrauen verloren gegangen ist, etwa beim Umgang mit Schlüsseln
Halten Sie Mängel in jedem Fall schriftlich fest – mit Datum, Raum und Foto. Das hilft im Klärungsgespräch und ist bei einer späteren Kündigung wichtig. Wie Sie Qualität strukturiert prüfen, beschreibt der Ratgeber Qualität in der Gebäudereinigung messen.
Den bestehenden Vertrag prüfen und kündigen
Bevor Sie Angebote einholen, sollten Sie wissen, ab wann Sie frei sind. Nehmen Sie den bestehenden Vertrag zur Hand und prüfen Sie diese Punkte:
- Laufzeit und Verlängerung: Läuft der Vertrag unbefristet oder fest? Verlängert er sich automatisch, wenn nicht rechtzeitig gekündigt wird?
- Kündigungsfrist: Wie viele Wochen oder Monate vor welchem Termin muss die Kündigung zugehen – zum Monatsende, Quartalsende oder Vertragsjahr?
- Form: Verlangt der Vertrag Schriftform oder genügt Textform, etwa per E-Mail? Im Zweifel schriftlich und nachweisbar zustellen.
- Restleistungen: Stehen noch periodische Leistungen aus, etwa eine bereits bezahlte Grund- oder Glasreinigung?
- Schlüssel und Eigentum: Welche Schlüssel, Karten und Codes hat der Dienstleister erhalten, und wie ist die Rückgabe geregelt?
Mängel vor dem Wechsel sauber dokumentieren
Gerade wenn Sie wegen schlechter Leistung wechseln, sollte die Mängelrüge konkret sein. Eine brauchbare Rüge nennt den betroffenen Raum, die vereinbarte Leistung laut Leistungsverzeichnis, den festgestellten Zustand mit Datum und möglichst Foto sowie eine angemessene Frist zur Nachbesserung. Allgemeine Aussagen wie „die Reinigung ist schlecht“ helfen weder dem Dienstleister noch Ihnen, falls es später Streit über die Kündigung gibt.
Die Hinweise in diesem Abschnitt sind allgemeine Informationen. Bei Unklarheiten zu Fristen, außerordentlicher Kündigung oder Personalübernahme sollten Sie sich rechtlich beraten lassen.
Teilen Sie dem bisherigen Dienstleister in der Kündigung den letzten Einsatztag mit und bitten Sie um einen Termin für die Übergabe. Ein sachlicher Ton zahlt sich aus: Bis zum Stichtag ist die bisherige Firma noch für Ihr Objekt zuständig.
Zeitplan: rückwärts vom Stichtag planen
Der häufigste Fehler beim Wechsel ist ein zu später Beginn. Die folgende Zeitleiste geht von einer Kündigungsfrist von drei Monaten aus und lässt sich an Ihren Vertrag anpassen.
Leistungsverzeichnis prüfen: Hat sich die Nutzung geändert? Welche Mängel sollen künftig vermieden werden?
Fristgerecht und nachweisbar kündigen. Gleichzeitig drei bis vier Anbieter anfragen.
Jeder Anbieter besichtigt das Objekt auf derselben Grundlage.
Angebote vergleichen, Rückfragen klären, Vertrag schließen.
Einweisungstermin, Schlüsselübergabe, Information der Nutzer im Haus.
Letzter Einsatz des alten, erster Einsatz des neuen Dienstleisters – ohne Lücke.
Wie Sie die Auswahl selbst angehen, beschreibt der Ratgeber Putzfirma in Berlin auswählen. Für den Vergleich der eingegangenen Angebote gibt es eine eigene Prüfhilfe: Angebote für Gebäudereinigung vergleichen.
Wenn Sie den Dienstleister wechseln, sehen wir uns Ihr Objekt kostenfrei an, nehmen den aktuellen Bedarf auf und stimmen Starttermin und Einweisung mit Ihnen ab.
Übergabe: Schlüssel, Zugänge und Material
Die Übergabe ist der heikelste Moment des Wechsels. Hier entscheidet sich, ob am Ende alle Schlüssel zurück sind und niemand mehr Zugang zum Objekt hat, der ihn nicht haben sollte. Führen Sie die Rückgabe mit dem bisherigen und die Ausgabe an den neuen Dienstleister getrennt durch und dokumentieren Sie beides.
| Punkt | Rückgabe alter Dienstleister | Ausgabe neuer Dienstleister |
|---|---|---|
| Schlüssel | Anzahl und Schlüsselnummern mit der ursprünglichen Ausgabe abgleichen | Nur so viele Schlüssel wie nötig, mit Nummer und Empfänger |
| Transponder und Karten | Zurücknehmen und im System sperren | Neu anlegen, Berechtigungen auf die Reinigungszeiten beschränken |
| Alarmanlage und Codes | Codes ändern oder Benutzer löschen | Eigenen Code vergeben, Bedienung einweisen |
| Material und Geräte | Abholung der Firmengeräte, Klärung von Verbrauchsmaterial | Lagerort für Geräte und Mittel festlegen |
| Unterlagen | Rückgabe von Plänen, Hygieneplänen, Objektmappen | Aktuelles Leistungsverzeichnis und Objektinformationen übergeben |
Halten Sie das im Protokoll fest und klären Sie mit dem bisherigen Dienstleister, wie weiter verfahren wird. Bei Schließanlagen kann ein fehlender Schlüssel teuer werden – ein Grund, warum die Betriebshaftpflicht des Dienstleisters auch Schlüsselverlust abdecken sollte.
Bei Büros und Kanzleien mit vertraulichen Unterlagen gehört zur Übergabe auch die Verschwiegenheit. Was dabei zu beachten ist, erklärt der Ratgeber Datenschutz bei der Büroreinigung.
Den neuen Dienstleister richtig starten lassen
Ein guter Start entscheidet über die ersten Monate. Diese Schritte sollten vor oder spätestens beim ersten Einsatz erledigt sein:
- 1Leistungsverzeichnis aktualisieren
Das Verzeichnis, auf dem das Angebot beruht, ist die gemeinsame Grundlage. Änderungen seit der Besichtigung jetzt einarbeiten. Anleitung: Leistungsverzeichnis erstellen.
- 2Einweisung vor Ort
Das Team geht das Objekt mit der Objektleitung ab: Räume, Beläge, Besonderheiten, Mülltrennung, Lagerort, Lichtschalter, Alarmanlage.
- 3Ansprechpartner festlegen
Auf beiden Seiten eine Person benennen, die Hinweise sammelt und weitergibt. Zurufe von vielen Seiten führen zu Missverständnissen.
- 4Nutzer informieren
Mitarbeitende oder Mieter kurz über den Wechsel, die neuen Reinigungszeiten und den Meldeweg für Hinweise informieren.
- 5Ersten Begehungstermin vereinbaren
Schon vor dem Start einen Termin nach etwa zwei bis vier Wochen festlegen.
Wird neben der Innenreinigung auch der Hausmeisterdienst oder der Winterdienst neu vergeben, lohnt ein Blick auf die Seiten Hausmeisterservice und Unterhaltsreinigung, um die Schnittstellen klar zu regeln.
Die ersten Wochen: begleiten statt abwarten
Kein Dienstleister kennt ein Objekt vom ersten Tag an perfekt. Wer die ersten Wochen aktiv begleitet, verkürzt die Anlaufphase deutlich.
Kurze tägliche Sichtprüfung, vor allem Sanitärräume und Eingang. Auffälligkeiten sammeln, nicht sofort eskalieren.
Erste gemeinsame Begehung mit der Objektleitung. Mängel konkret benennen, Ursachen besprechen, Nachbesserung vereinbaren.
Zwischenbilanz: Passen Intervalle und Zeitansatz? Muss das Leistungsverzeichnis angepasst werden?
Regelmäßige Begehungen in größeren Abständen und ein fester Meldeweg für Hinweise aus dem Haus.
Wichtig ist, in dieser Phase zwischen Anlaufschwierigkeiten und grundsätzlichen Problemen zu unterscheiden. Ein vergessener Raum in der ersten Woche ist normal. Wenn derselbe Raum nach Hinweis weiter vergessen wird, ist es ein Signal.
Typische Fehler beim Wechsel
- Zu spät anfangen: Die Kündigungsfrist ist verpasst, der Vertrag verlängert sich, oder es bleibt keine Zeit für einen echten Vergleich.
- Das alte Leistungsverzeichnis unverändert übernehmen: Wenn die Probleme mit dem bisherigen Dienstleister am Verzeichnis lagen, wiederholen sie sich.
- Nur nach dem Preis wechseln: Ein günstigeres Angebot ohne klare Leistungsbeschreibung führt oft zu denselben Mängeln.
- Schlüsselrückgabe ohne Protokoll: Später lässt sich nicht mehr nachvollziehen, wer welchen Schlüssel hatte.
- Lücke zwischen den Dienstleistern: Wenige Tage ohne Reinigung fallen besonders in Sanitärräumen und Praxen sofort auf.
- Keine Einweisung: Das neue Team startet nach eigenem Ermessen und lernt das Objekt über Reklamationen kennen.
Wer diese Punkte vermeidet, erlebt den Wechsel meist als Neustart und nicht als Übergangschaos. Einen Überblick über alle Leistungen, die bei der Neuvergabe gebündelt werden können, bietet die Seite Gebäudereinigung.
Häufige Fragen zum Wechsel der Reinigungsfirma
Weiterlesen im Ratgeber
Redaktion PUTZPROFIS Berlin (RAT Gebäudeservice, Kollwitzstraße 76, 10435 Berlin) mit Praxiswissen aus über 20 Jahren Objektreinigung. Stand: Oktober 2026. Hinweise zu Kündigung und Verträgen sind allgemeine Informationen und keine Rechtsberatung.