Vergleichbarkeit herstellen: eine Grundlage für alle
Der häufigste Grund für schwer vergleichbare Angebote ist eine ungenaue Anfrage. Wer nur „Büroreinigung für 400 Quadratmeter“ anfragt, bekommt so viele Interpretationen wie Anbieter. Bevor Sie Angebote nebeneinanderlegen, sollten deshalb drei Voraussetzungen erfüllt sein:
- Eine gemeinsame Leistungsbeschreibung: Raumgruppen, Tätigkeiten und Intervalle sind für alle Anbieter gleich. Wie Sie sie erstellen, zeigt der Ratgeber Leistungsverzeichnis für die Gebäudereinigung.
- Eine Besichtigung für jeden Anbieter: Alle sehen dieselben Räume und erhalten dieselben Informationen zu Zeitfenstern, Zugängen und Besonderheiten.
- Ein einheitlicher Abgabetermin und eine Angebotsform: Am besten bitten Sie um eine Aufstellung nach Raumgruppen mit Stunden je Einsatz, nicht nur um eine Monatssumme.
Manche Anbieter schlagen andere Intervalle oder Verfahren vor. Das kann sinnvoll sein. Bitten Sie dann um ein Hauptangebot nach Ihrer Beschreibung und den Vorschlag als getrennte Alternative – so bleibt der Vergleich fair.
Wie oft welche Fläche gereinigt werden sollte, wenn Sie die Intervalle noch festlegen müssen, beschreibt der Ratgeber Reinigungsintervalle festlegen.
Leistungsumfang Position für Position prüfen
Gehen Sie jedes Angebot mit derselben Liste durch. Fehlende Positionen sind kein Zeichen für einen schlechten Anbieter, müssen aber vor dem Preisvergleich ergänzt oder herausgerechnet werden.
| Prüfpunkt | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|
| Raumgruppen und Flächen | Sind alle Raumgruppen enthalten, auch Keller, Technikräume, Treppenhaus, Aufzug? |
| Intervalle | Stimmen die Intervalle mit Ihrer Beschreibung überein – täglich, mehrmals wöchentlich, wöchentlich, monatlich? |
| Glas- und Fensterreinigung | Enthalten, als Option oder gar nicht? Innen, außen, Rahmen? Hinweise zur Leistung auf der Seite Glasreinigung. |
| Periodische Leistungen | Grundreinigung, Teppichreinigung, Heizkörper, hohe Flächen: wie oft und zu welchem Preis? |
| Verbrauchsmaterial | Papierhandtücher, Toilettenpapier, Seife, Müllbeutel: im Preis enthalten, nach Verbrauch abgerechnet oder Sache des Auftraggebers? |
| Reinigungsmittel und Geräte | Stellt der Dienstleister alles? Werden besondere Anforderungen berücksichtigt, etwa Umweltzeichen? |
| Feiertage und Schließzeiten | Wird an Feiertagen nicht gereinigt und entsprechend weniger berechnet, oder gilt eine feste Pauschale? |
| Außenbereiche und Winterdienst | Eingeschlossen oder getrennt? Bei Winterdienst auf Haftungsübernahme und Dokumentation achten. |
Zur Einordnung der Preisfaktoren und Abrechnungsmodelle – Pauschale, Stunde, Quadratmeter – gibt es den Ratgeber Was kostet Büroreinigung?.
Stundenansatz und Plausibilität
Reinigung ist überwiegend Personalaufwand. Der wichtigste Wert hinter jedem Angebot ist deshalb die Zahl der Stunden, die tatsächlich im Objekt gearbeitet werden. Bei Pauschalangeboten steht sie oft nicht im Angebot – fragen Sie danach.
Eine einfache Rechnung
Rechnen Sie die Stunden je Einsatz auf den Monat hoch. Ein Beispiel mit runden Werten, nur zur Veranschaulichung: Ein Angebot sieht 2 Stunden pro Einsatz und 5 Einsätze pro Woche vor. Das ergibt 10 Stunden pro Woche und bei durchschnittlich gut 4,3 Wochen pro Monat rund 43 Stunden monatlich. Teilen Sie den Monatspreis durch diese Stunden, erhalten Sie den rechnerischen Stundensatz.
- Stunden vergleichen: Kalkuliert ein Anbieter für dieselbe Leistung deutlich weniger Stunden als die anderen, fragen Sie, wie er das erreicht.
- Stundensatz einordnen: Er muss Lohn nach Branchenmindestlohn, Lohnnebenkosten, Urlaub und Krankheit, Material, Anfahrt, Objektleitung und Verwaltung abdecken.
- Leistungswert: Manche Anbieter nennen eine Reinigungsleistung in Quadratmetern pro Stunde. Ein sehr hoher Wert bei kleinteiligen Räumen ist ein Warnzeichen.
Ein auffällig günstiges Angebot spart fast immer an Stunden. Fehlende Stunden zeigen sich nicht im Vertrag, sondern einige Wochen später in den Ecken.
Unternehmen, die andere Unternehmen mit Dienstleistungen beauftragen, können nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz unter Umständen für nicht gezahlte Mindestlöhne des beauftragten Unternehmens haften. Unrealistisch niedrige Angebote sind daher auch ein rechtliches Risiko. Dies ist ein allgemeiner Hinweis und keine Rechtsberatung.
Nach einer kostenfreien Besichtigung erhalten Sie von uns ein schriftliches Angebot mit klar beschriebenen Positionen – eine gute Grundlage für Ihren Vergleich.
Qualitätsregeln: was im Angebot stehen sollte
Zwei Angebote mit gleichem Preis und gleichem Umfang können sich in einem Punkt stark unterscheiden: wie Qualität gesichert wird. Achten Sie darauf, ob das Angebot dazu konkrete Aussagen enthält.
Eine benannte Person für Einweisung, Kontrolle und Rückfragen – nicht nur eine Sammelnummer.
Wie oft prüft der Dienstleister selbst, und werden gemeinsame Begehungen angeboten?
Meldeweg, Rückmeldung und Frist für die Nachbesserung.
Wer reinigt bei Krankheit und Urlaub, und wie wird die Vertretung eingewiesen?
Lernt das Team das Objekt vor dem ersten Einsatz kennen?
Werden Einsätze und Kontrollen dokumentiert, und haben Sie Einblick?
Fehlen diese Angaben, fragen Sie nach. Woran man belastbare von ausweichenden Antworten unterscheidet, zeigt der Ratgeber Erfahrene Reinigungsfirma erkennen. Wie Kontrollen nach Vertragsstart ablaufen, beschreibt Qualität in der Gebäudereinigung messen.
Vertragsklauseln, die Sie vor der Unterschrift lesen sollten
Viele Konflikte entstehen nicht bei der Reinigung, sondern durch Vertragsklauseln, die beim Vergleich niemand gelesen hat. Die Tabelle zeigt, worauf es ankommt.
| Klausel | Ausgewogene Regelung | Kritisch |
|---|---|---|
| Laufzeit | Überschaubare Erstlaufzeit, danach kündbar | Lange Festlaufzeit mit automatischer Verlängerung um ein weiteres Jahr |
| Kündigung | Klare Frist, Textform möglich | Lange Fristen, nur zu einem Stichtag im Jahr |
| Preisanpassung | Anpassung an tarifliche Lohnerhöhungen mit transparenter Berechnung | Einseitige Erhöhung ohne Begründung |
| Haftung und Versicherung | Betriebshaftpflicht mit genannten Deckungssummen, inklusive Schlüsselverlust | Keine Angaben oder weitgehender Haftungsausschluss |
| Subunternehmer | Einsatz nur nach Zustimmung des Auftraggebers | Freie Weitergabe ohne Information |
| Mehrleistungen | Vorab vereinbarte Sätze für Zusatzarbeiten | Abrechnung nach Aufwand ohne Rahmen |
| Leistungsänderungen | Anpassung von Turnus und Umfang bei geänderter Nutzung vorgesehen | Jede Änderung nur durch neuen Vertrag |
Bei Objekten mit vertraulichen Unterlagen gehört eine Verschwiegenheitsvereinbarung dazu; Details im Ratgeber Datenschutz bei der Büroreinigung. Wenn Sie aus einem laufenden Vertrag wechseln, prüfen Sie außerdem die Kündigungsfrist des bisherigen Anbieters – mehr dazu unter Reinigungsfirma wechseln.
Bewertungsmatrix: der Preis als ein Kriterium unter mehreren
Eine einfache Matrix macht die Entscheidung nachvollziehbar – auch gegenüber Geschäftsführung, Eigentümern oder Beirat. Vergeben Sie für jedes Kriterium Punkte, zum Beispiel von 1 bis 5, und gewichten Sie die Kriterien nach ihrer Bedeutung für Ihr Objekt. Die folgende Gewichtung ist ein Beispiel und kein Standard.
| Kriterium | Beispielgewichtung | Was bewertet wird |
|---|---|---|
| Preis | 30 % | Monatspreis bei vollständigem, vergleichbarem Leistungsumfang |
| Plausibilität des Aufwands | 20 % | Stundenansatz passend zu Fläche und Leistung |
| Qualitätssicherung | 20 % | Ansprechpartner, Kontrollen, Mängelbeseitigung, Vertretung |
| Eindruck aus der Besichtigung | 15 % | Fragen, Fachwissen, Verständnis für das Objekt |
| Vertragsbedingungen | 15 % | Laufzeit, Kündigung, Preisanpassung, Haftung |
Multiplizieren Sie Punkte und Gewichtung und addieren Sie die Werte je Anbieter. Liegen zwei Angebote nahe beieinander, entscheidet oft das persönliche Gespräch – das ist legitim, solange die Matrix vorher die offensichtlich ungeeigneten Angebote aussortiert hat.
Hilfreich ist außerdem, die Matrix nicht allein auszufüllen. Wenn zwei Personen unabhängig voneinander bewerten und die Ergebnisse anschließend vergleichen, fallen persönliche Vorlieben schneller auf, und die Entscheidung steht auf breiterer Grundlage. Bewahren Sie Matrix und Angebote auf: Sie sind bei der nächsten Vergabe ein guter Ausgangspunkt.
Rückfragen, die vor der Entscheidung geklärt sein sollten
Bevor Sie zusagen, sollten Sie diese Fragen jedem Anbieter auf Ihrer engeren Auswahl schriftlich stellen und die Antworten zum Vertragsbestandteil machen:
- Wie viele Stunden pro Einsatz und pro Monat sind kalkuliert, und wie viele Personen sind eingesetzt?
- Welche Positionen sind nicht im Preis enthalten, und wie werden sie berechnet?
- Wer ist der Ansprechpartner, und wie oft kontrolliert er vor Ort?
- Wie ist die Vertretung bei Ausfällen geregelt?
- Werden Subunternehmer eingesetzt?
- Wie und wann werden Preise angepasst?
- Wann ist der frühestmögliche Start, und wie läuft die Einweisung ab?
Mit diesen Antworten, der Prüfliste und der Matrix treffen Sie eine Entscheidung, die sich auch nach einem Jahr noch begründen lässt. Wie Sie überhaupt zu einer guten Auswahl an Anbietern kommen, beschreibt der Ratgeber Putzfirma in Berlin auswählen. Für die laufende Reinigung finden Sie die Leistungsdetails auf der Seite Unterhaltsreinigung.
Häufige Fragen zum Angebotsvergleich
Weiterlesen im Ratgeber
Redaktion PUTZPROFIS Berlin (RAT Gebäudeservice, Kollwitzstraße 76, 10435 Berlin) mit Praxiswissen aus über 20 Jahren Objektreinigung. Stand: Oktober 2026. Die Hinweise zu Verträgen und Haftung sind allgemeine Informationen und keine Rechts- oder Steuerberatung.