Wie sich der Preis einer Reinigung zusammensetzt
Reinigung ist eine personalintensive Dienstleistung. Den größten Teil der Kosten macht die Arbeitszeit der Reinigungskräfte aus, einschließlich Lohnnebenkosten, Urlaubs- und Krankheitsvertretung. Dazu kommen Reinigungsmittel, Geräte und deren Verschleiß, Fahrtkosten, Objektleitung und Qualitätskontrolle, Verwaltung, Versicherungen sowie der Gewinn des Unternehmens. Auf den Nettobetrag fällt Umsatzsteuer an.
Monatlicher Preis ≈ benötigte Reinigungsstunden pro Monat × kalkulierter Stundensatz + Material und Zusatzpositionen
Für die Stunden gibt es keinen festen Wert pro Quadratmeter. Reinigungsunternehmen arbeiten mit Leistungswerten, also der Fläche, die eine Kraft in einer Stunde in einer bestimmten Raumart schafft. Ein leerer Flur mit glattem Boden lässt sich viel schneller reinigen als ein Einzelbüro mit Kabelsalat unter dem Tisch, Pflanzen auf der Fensterbank und zwei Papierkörben. Sanitärräume und Teeküchen haben den geringsten Leistungswert, weil dort viele Einzelflächen, Armaturen und Spender zu bearbeiten sind.
Daraus folgt eine wichtige Erkenntnis: Wer Angebote nur anhand des Quadratmeterpreises vergleicht, vergleicht oft Äpfel mit Birnen. Das gilt für die laufende Büroreinigung ebenso wie für andere Objektarten. Entscheidend ist, welche Leistung in welchem Rhythmus für den Preis erbracht wird – und ob der kalkulierte Zeitbedarf realistisch ist.
Die wichtigsten Preisfaktoren im Überblick
Die folgende Tabelle zeigt, welche Eigenschaften eines Büros den Aufwand erhöhen oder senken. Sie hilft, das eigene Objekt realistisch einzuschätzen und Fragen im Angebotsgespräch vorzubereiten.
| Faktor | Treibt den Aufwand nach oben | Senkt den Aufwand |
|---|---|---|
| Reinigungsfläche | Viele kleine Räume, verwinkelte Grundrisse, mehrere Etagen ohne Aufzug | Großraumflächen, kompakte Grundrisse, ebenerdiger Zugang |
| Raumarten | Hoher Anteil an Sanitärräumen, Teeküchen, Duschen und Empfangsbereichen | Überwiegend Büro- und Verkehrsflächen |
| Möblierung und Belegung | Volle Schreibtische, viele Kabel, Pflanzen, Dekoration, dicht belegte Flächen | Clean-Desk-Regel, freie Böden, aufgeräumte Ablagen |
| Bodenbeläge | Empfindliche Beläge, Teppich mit hohem Schmutzeintrag, Parkett mit besonderer Pflege | Robuste, glatte Beläge mit guter Schmutzfangzone am Eingang |
| Turnus | Tägliche Reinigung aller Räume, Kontrollgänge tagsüber | Differenzierter Turnus: stark genutzte Bereiche täglich, Rest seltener |
| Zeitfenster | Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit, sehr enge Zeitfenster | Reinigung am frühen Abend oder tagsüber mit flexiblen Zeitfenstern |
| Zugang und Logistik | Schlüsselübergaben, Sicherheitsschleusen, keine Abstellmöglichkeit für Geräte, schwierige Parksituation | Eigener Putzraum mit Wasseranschluss, Transponder, Lager für Material |
| Verbrauchsmaterial | Material wird vom Dienstleister gestellt und eingepreist | Material wird vom Kunden selbst beschafft |
| Zusatzleistungen | Fensterreinigung, Grundreinigung, Teppichreinigung im selben Vertrag | Klare Trennung von laufender und periodischer Reinigung |
Unterschätzt: die Lage in der Stadt
In Berlin spielt auch die Erreichbarkeit eine Rolle. In Innenstadtlagen kosten Parkplatzsuche und Parkgebühren Zeit und Geld, in Randlagen längere Anfahrten. Kurze Einsätze an weit auseinanderliegenden Objekten sind für Dienstleister wenig wirtschaftlich. Mehrere Standorte eines Unternehmens oder die Kombination von Büro- und Treppenhausreinigung im selben Gebäude können die Logistik dagegen vereinfachen.
Abrechnungsmodelle: Pauschale, Stundensatz und Quadratmeterpreis
Für die laufende Reinigung haben sich drei Modelle durchgesetzt. Sie unterscheiden sich weniger im Endpreis als darin, wer das Risiko trägt, wenn der Aufwand schwankt, und wie gut sich die Leistung nachvollziehen lässt.
| Modell | So funktioniert es | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|---|
| Monatspauschale | Fester Betrag pro Monat für ein vereinbartes Leistungsverzeichnis | Planbare Kosten, einfache Buchhaltung, Mehraufwand im Einzelfall trägt der Dienstleister | Leistung muss genau beschrieben sein; bei verringerter Nutzung zahlt man weiter den vollen Betrag |
| Stundenabrechnung | Abrechnung der tatsächlich geleisteten oder vereinbarten Stunden zum Stundensatz | Transparent bei schwankendem Bedarf und Sonderaufträgen | Kosten schwer planbar; Ergebnis und Zeit müssen kontrolliert werden |
| Quadratmeterpreis | Preis je Quadratmeter Reinigungsfläche, pro Reinigung oder pro Monat | Leicht skalierbar bei Flächenänderungen, auf den ersten Blick vergleichbar | Sagt ohne Leistungsverzeichnis wenig aus; Raumarten werden oft nicht unterschieden |
| Einzelauftrag | Festpreis für eine einmalige Leistung, etwa Grund- oder Fensterreinigung | Klare Kosten für klar umrissene Arbeit | Nur für Sonderleistungen geeignet, nicht für die laufende Reinigung |
Was eine gute Pauschale enthalten sollte
Bei der Monatspauschale kommt es darauf an, dass die Leistung im Detail festgelegt ist. Sonst entsteht Streit darüber, ob das Abwischen der Heizkörper oder das Leeren der Spülmaschine dazugehört. Ein vollständiges Angebot nennt mindestens:
- Raumgruppen mit Fläche und Bodenbelag
- Tätigkeiten je Raumgruppe und deren Turnus (täglich, wöchentlich, monatlich)
- Reinigungstage und Zeitfenster
- Regelung zu Verbrauchsmaterial und Müllentsorgung
- Umgang mit Feiertagen, Betriebsferien und Schließtagen
- Ansprechperson, Mängelmeldung und Qualitätskontrolle
- Preisanpassungsklausel, Laufzeit und Kündigungsfrist
Wie ein solches Verzeichnis aufgebaut ist, beschreibt unser Ratgeber Leistungsverzeichnis für die Gebäudereinigung.
Bei einer kostenfreien Besichtigung erfassen wir Raumarten, Beläge und Nutzung und erstellen ein Angebot mit nachvollziehbarem Leistungsverzeichnis statt einer pauschalen Zahl.
Vom Rundgang zum Angebot: so entsteht eine seriöse Kalkulation
Ein belastbarer Preis entsteht in mehreren Schritten. Wenn Sie diese kennen, können Sie gezielter nachfragen und Angebote besser vergleichen.
- 1Bedarf beschreiben
Sie nennen Fläche, Anzahl der Arbeitsplätze, Nutzungszeiten und Ihre Erwartungen. Hilfreich sind ein Grundriss und eine Liste der Räume mit Besonderheiten.
- 2Besichtigung vor Ort
Beim Rundgang sieht der Dienstleister, was Pläne nicht zeigen: Möblierungsdichte, Zustand der Böden, Lage der Sanitärräume, Zugang, Abstellmöglichkeiten und Schmutzeintrag.
- 3Leistungsverzeichnis abstimmen
Raumgruppen, Tätigkeiten und Turnus werden festgelegt. Hier entscheidet sich der Großteil des Preises – und hier lässt sich am besten steuern.
- 4Zeitbedarf kalkulieren
Aus Flächen, Raumarten und Turnus ergibt sich der Stundenbedarf. Ein seriöses Unternehmen kann erklären, wie es auf diese Stunden kommt.
- 5Angebot prüfen und vergleichen
Legen Sie mehrere Angebote nebeneinander und vergleichen Sie Leistungen, Stunden und Bedingungen, nicht nur den Endbetrag. Eine Anleitung finden Sie im Ratgeber Angebote für Gebäudereinigung vergleichen.
Bitten Sie alle Anbieter, die kalkulierten Stunden pro Woche anzugeben. Weichen diese stark voneinander ab, ist das ein wichtiger Gesprächspunkt: Entweder ist der Leistungsumfang unterschiedlich verstanden worden, oder ein Angebot ist zu knapp kalkuliert.
Sparen, ohne dass die Sauberkeit leidet
Die größten Einsparungen entstehen nicht durch Druck auf den Stundensatz, sondern durch weniger Aufwand. Denn jede Minute, die eine Reinigungskraft nicht braucht, muss auch niemand bezahlen. Diese Hebel haben sich in der Praxis bewährt:
Sanitärräume, Teeküche und Empfang täglich, Einzelbüros zwei- oder dreimal pro Woche, Archive und Lager seltener. Wie man Intervalle begründet festlegt, erklärt der Ratgeber Reinigungsintervalle festlegen.
Freie Schreibtische lassen sich in Sekunden abwischen. Belegte Flächen werden ausgespart und bleiben trotzdem schmutzig. Eine Clean-Desk-Regel spart Zeit und verbessert die Hygiene.
Ausreichend lange Matten im Eingang halten einen großen Teil des Straßenschmutzes zurück. Das entlastet die Bodenreinigung im ganzen Gebäude – mehr dazu unter Schmutzfangzonen.
Wer Reinigung am frühen Abend oder tagsüber zulässt, vermeidet Nachtzuschläge und erleichtert die Personalplanung des Dienstleisters.
Laufende Unterhaltsreinigung, Fensterreinigung und periodische Grundreinigung bei einem Anbieter zu planen, reduziert Anfahrten und Abstimmungsaufwand.
Sind an bestimmten Tagen kaum Menschen im Büro, kann die Reinigung an diesen Tagen entfallen oder reduziert werden. Das muss im Leistungsverzeichnis abgebildet sein.
Weniger sinnvoll ist es, an Sanitärräumen, Teeküchen oder Kontaktflächen zu sparen. Hier wirken sich Lücken schnell auf Hygiene und Stimmung im Team aus. Welche Aufgaben in welchem Rhythmus anfallen, zeigt die Checkliste Büroreinigung.
Warnsignale bei auffällig günstigen Angeboten
Ein günstiges Angebot ist nicht automatisch schlecht. Wenn ein Preis deutlich unter den übrigen liegt, sollten Sie aber genau hinsehen. Reinigungskräfte müssen nach dem Tarifgefüge der Gebäudereinigerbranche bezahlt werden, Sozialabgaben und Vertretungen kommen hinzu. Ein Preis, der diese Kosten nicht decken kann, wird meist über weniger Stunden, wechselndes Personal oder nachträgliche Zusatzforderungen ausgeglichen.
- –Angebot ohne Besichtigung oder nur nach Quadratmetern
- –Kein Leistungsverzeichnis, nur Schlagworte wie „Komplettreinigung“
- –Keine Angabe zu Stunden oder Personaleinsatz
- –Unklare Zuschläge, Materialkosten oder Mindestlaufzeiten
- –Keine Auskunft zu Versicherung und Ansprechperson
- ✓Rundgang vor Ort mit Rückfragen zu Nutzung und Besonderheiten
- ✓Leistungsverzeichnis mit Raumgruppen, Tätigkeiten und Turnus
- ✓Nachvollziehbarer Zeitbedarf und feste Ansprechperson
- ✓Klare Regeln zu Material, Feiertagen und Preisanpassung
- ✓Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung
Woran man einen erfahrenen Dienstleister darüber hinaus erkennt, beschreibt der Ratgeber Woran man eine erfahrene Reinigungsfirma erkennt.
Reinigungskosten in Buchhaltung und Gewerbemietvertrag
Für Unternehmen sind Kosten der Büroreinigung in aller Regel Betriebsausgaben. Bei gemieteten Büroflächen ist zusätzlich zu unterscheiden: Die Reinigung der eigenen Mietfläche beauftragt meist der Mieter selbst, die Reinigung gemeinsam genutzter Flächen wie Treppenhaus, Aufzug oder Eingangshalle organisiert häufig der Vermieter und legt die Kosten über die Nebenkosten um. Was im Einzelnen gilt, ergibt sich aus dem Gewerbemietvertrag.
Bei der Kostenplanung lohnt deshalb ein Blick in den Mietvertrag, bevor ein Reinigungsauftrag vergeben wird. Sonst werden Flure doppelt bezahlt – einmal über die Nebenkosten und einmal über den eigenen Dienstleister. Mehr zur steuerlichen Seite von Reinigungskosten, auch im privaten Bereich, finden Sie im Ratgeber Reinigungskosten steuerlich absetzen.
Die Hinweise zur steuerlichen Behandlung und zum Mietvertrag sind allgemein. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung oder Ihre Rechtsberatung.
Häufige Fragen zu Kosten und Abrechnung
Weiterlesen im Ratgeber
Dieser Ratgeber wurde von der Redaktion PUTZPROFIS Berlin erstellt und beruht auf der Praxis aus über 20 Jahren Objektreinigung und Angebotskalkulation für Büros und Verwaltungen. Stand: Oktober 2026. Er nennt bewusst keine Euro-Beträge, weil diese ohne Besichtigung nicht seriös wären. Die Hinweise zu Steuer und Mietvertrag sind keine Steuer- oder Rechtsberatung.