Was § 2 Nr. 14 BetrKV regelt
Die Betriebskostenverordnung zählt die Kosten für den Hauswart ausdrücklich zu den Betriebskosten. Dazu gehören nach dem Wortlaut die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer dem Hauswart für seine Arbeit gewährt. Die Vorschrift enthält aber zwei wichtige Einschränkungen, die in fast jedem Streit um Hausmeisterkosten eine Rolle spielen.
Umlagefähig sind die Kosten nur, soweit die Arbeit nicht Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft. Diese Anteile trägt der Vermieter.
Erledigt der Hauswart Arbeiten, die unter anderen Nummern abgerechnet werden könnten, etwa Gebäudereinigung oder Gartenpflege, dürfen für diese Arbeitsleistung dort keine Kosten mehr angesetzt werden.
Daneben gelten die allgemeinen Regeln: Die Umlage muss im Mietvertrag vereinbart sein, § 556 BGB verlangt eine jährliche Abrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums, und der Vermieter muss wirtschaftlich handeln. Ob der Hausmeister angestellt ist oder ein Dienstleister beauftragt wird, spielt für die Umlagefähigkeit keine Rolle; bei einem Dienstleister tritt dessen Rechnung an die Stelle von Lohn und Sozialabgaben.
Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein. Gerichte beurteilen die Einordnung einzelner Tätigkeiten teilweise unterschiedlich. Für Ihre konkrete Abrechnung oder Vertragsgestaltung wenden Sie sich an einen Mieter- oder Eigentümerverein oder an eine Anwältin bzw. einen Anwalt für Mietrecht.
Tätigkeiten im Überblick
Die folgende Tabelle ordnet typische Hausmeistertätigkeiten so ein, wie sie in Rechtsprechung und Literatur überwiegend gesehen werden. Grenzfälle sind gekennzeichnet. Maßgeblich ist immer, was der Hausmeister konkret tut, nicht wie die Tätigkeit im Vertrag heißt.
| Tätigkeit | Einordnung | Begründung |
|---|---|---|
| Kontrollgänge zu Ordnung und Sicherheit | Überwiegend umlagefähig | Typische Hauswartaufgabe; die anschließende Reparatur eines Mangels ist dagegen Instandsetzung |
| Mülltonnen bereitstellen und zurückholen | Umlagefähig | Laufende Betreuung; nicht zusätzlich als Arbeitsleistung unter Müllbeseitigung abrechnen |
| Bedienen und Überwachen der Heizung, Ablesen von Druckanzeigen | Umlagefähig | Laufender Betrieb; Wartung und Entstörung durch Fachbetrieb laufen unter eigenen Positionen |
| Treppenhaus reinigen, Rasen mähen, Schnee räumen | Umlagefähig | Aber nur einmal: entweder als Hauswartkosten oder unter Nr. 9, 10 bzw. 8 |
| Hausordnung überwachen, Bewohner auf Verstöße hinweisen | Überwiegend umlagefähig | Dient der Ordnung im Haus; die rechtliche Verfolgung von Verstößen ist Verwaltung |
| Leuchtmittel tauschen | Grenzfall | Teils als Kleinreparatur gewertet, teils als laufende Betreuung; getrennt dokumentieren |
| Kleinreparaturen an Türen, Fugen, Beschlägen | Nicht umlagefähig | Instandhaltung beziehungsweise Instandsetzung |
| Handwerker beauftragen und Termine koordinieren | Nicht umlagefähig | Verwaltungstätigkeit des Vermieters |
| Wohnungsübergaben, Besichtigungen, Ablesungen begleiten | Nicht umlagefähig | Verwaltung; Ablesekosten für Heizung laufen getrennt unter Nr. 4 bis 6 |
| Notdienst- oder Rufbereitschaftspauschale | In der Regel nicht umlagefähig | Nach höchstrichterlicher Rechtsprechung Verwaltungsaufgabe |
Wer sich einen Überblick verschaffen möchte, was ein Hausmeisterservice praktisch alles übernimmt, sieht schnell, warum die Trennung so wichtig ist: Kontrollgang, Kleinreparatur und Handwerkerbegleitung fallen oft am selben Vormittag an.
Gemischte Tätigkeiten richtig aufteilen
Der Vermieter muss die nicht umlagefähigen Anteile aus den Hausmeisterkosten herausrechnen. Bestreitet ein Mieter die Aufteilung, muss der Vermieter nachvollziehbar darlegen, wie sie zustande kommt. Ein pauschaler Abzug ohne Begründung reicht dafür oft nicht aus. In der Praxis haben sich drei Methoden etabliert, die unterschiedlich belastbar sind.
| Methode | So funktioniert es | Belastbarkeit |
|---|---|---|
| Zeiterfassung | Der Hausmeister notiert je Einsatz, wie viel Zeit auf welche Tätigkeitsart entfällt | Hoch, wenn die Aufzeichnungen konsequent geführt werden |
| Leistungsverzeichnis mit getrennten Positionen | Der Vertrag bepreist umlagefähige Betreuung und Reparaturen oder Koordination gesondert | Hoch, weil die Trennung bereits in der Rechnung steht |
| Schätzung anhand eines Musterzeitraums | Über einige Wochen wird die Verteilung erfasst und auf das Jahr hochgerechnet | Mittel; nachvollziehbar, wenn Methode und Zeitraum dokumentiert sind |
| Pauschaler Abschlag ohne Grundlage | Ein fester Prozentsatz wird abgezogen, ohne dass er belegt ist | Gering; im Streitfall angreifbar |
Beispiel: ein typischer Einsatztag
Der Hausmeister geht vormittags durch Treppenhaus, Keller und Hof, stellt die Tonnen an die Straße und liest die Druckanzeige der Heizung ab. Dabei fällt ihm ein klemmender Türschließer auf, den er nachstellt, und er lässt einen Handwerker für eine tropfende Leitung im Keller ein. Kontrollgang, Tonnendienst und Anlagenüberwachung gehören zur umlagefähigen Betreuung. Das Nachstellen des Türschließers ist Instandhaltung, die Handwerkerbegleitung Verwaltung. Wird jeder dieser Punkte kurz mit Zeitangabe protokolliert, ergibt sich die Aufteilung über das Jahr fast von selbst.
Am wenigsten Diskussionen gibt es, wenn schon das Angebot des Dienstleisters zwischen laufender Betreuung, Kleinreparaturen nach Aufwand und Verwaltungsunterstützung unterscheidet und jeder Einsatz kurz protokolliert wird. Dann muss niemand nachträglich schätzen.
PUTZPROFIS Berlin dokumentiert Kontrollgänge, Kleinreparaturen und Koordinationsaufgaben getrennt. Das erleichtert Hausverwaltungen die Zuordnung in der Betriebskostenabrechnung.
Das Verbot der Doppelabrechnung
Der zweite Halbsatz von § 2 Nr. 14 BetrKV wird oft übersehen: Soweit der Hauswart Arbeiten ausführt, dürfen Kosten für Arbeitsleistungen nach den Nummern 2 bis 10 und 16 nicht zusätzlich angesetzt werden. Ein Beispiel macht das deutlich. Reinigt der Hausmeister einmal pro Woche das Treppenhaus und ist diese Arbeit in seiner Vergütung enthalten, darf daneben keine Reinigungsfirma für dieselbe Arbeit unter der Position Gebäudereinigung abgerechnet werden.
- –Hausmeister reinigt das Treppenhaus, zusätzlich erscheint eine Reinigungsrechnung für dieselben Flächen
- –Gartenpflege ist im Hausmeistervertrag enthalten und wird zusätzlich unter Nr. 10 abgerechnet
- –Winterdienst steckt in der Hauswartpauschale und taucht als eigene Rechnung unter Nr. 8 auf
- ✓Jede Leistung wird genau einer Betriebskostenart zugeordnet
- ✓Wer welche Arbeit erledigt, steht schriftlich im Leistungsverzeichnis
- ✓Rechnungen weisen Reinigung, Grünpflege, Winterdienst und Hauswartarbeit getrennt aus
Für die Reinigung gemeinsam genutzter Flächen gibt es mit § 2 Nr. 9 eine eigene Position. Wie sie aufgebaut und verteilt wird, erklärt der Ratgeber Treppenhausreinigung in den Nebenkosten. Werden Reinigung und Hausmeister bei einem Anbieter gebündelt, etwa durch eine Treppenhausreinigung neben der Objektbetreuung, ist die getrennte Ausweisung besonders wichtig.
Hausmeistervertrag so gestalten, dass die Abrechnung hält
Die beste Grundlage für eine korrekte Umlage wird nicht bei der Abrechnung gelegt, sondern beim Vertragsabschluss. Diese Schritte haben sich für Vermieter und Verwaltungen bewährt:
- 1Aufgaben vollständig beschreiben
Ein Leistungsverzeichnis listet jede wiederkehrende Tätigkeit mit Turnus auf: Kontrollgang, Tonnendienst, Anlagenüberwachung, Grünpflege, Winterdienst.
- 2Positionen nach Betriebskostenart trennen
Laufende Hauswarttätigkeit, Reinigung, Gartenpflege und Winterdienst getrennt bepreisen, damit jede Leistung genau einer Nummer der BetrKV zugeordnet werden kann.
- 3Reparaturen nach Aufwand abrechnen
Kleinreparaturen und Materialkosten nicht in die Pauschale packen, sondern gesondert in Rechnung stellen lassen.
- 4Verwaltungsaufgaben ausweisen
Handwerkerkoordination, Wohnungsübergaben oder Notdienst als eigene Position führen, die nicht umgelegt wird.
- 5Einsätze dokumentieren
Kurze Protokolle je Rundgang zeigen, dass die Leistung erbracht wurde, und helfen bei Rückfragen von Mietern.
Ein Nebeneffekt: Getrennte Positionen und ausgewiesene Arbeitskosten helfen auch den Mietern, die ihren Anteil an Hausmeister- und Reinigungsleistungen als haushaltsnahe Dienstleistung geltend machen. Mehr dazu im Ratgeber Reinigungskosten steuerlich absetzen. Wie sich Hausmeister, Reinigung und Winterdienst sinnvoll bündeln lassen, zeigt der Beitrag über Gebäudeservice in Berlin.
Was Mieter prüfen können
Mieter haben das Recht, die Belege zur Betriebskostenabrechnung einzusehen. Bei Hausmeisterkosten lohnt der Blick in Vertrag und Rechnungen besonders, weil hier am häufigsten nicht umlagefähige Anteile enthalten sind.
- Steht die Umlage der Hauswartkosten im Mietvertrag, und wird der vereinbarte Verteilerschlüssel verwendet?
- Gibt es einen Vertrag oder ein Leistungsverzeichnis, aus dem hervorgeht, was der Hausmeister tut?
- Wurden Reparatur-, Koordinations- und Verwaltungsanteile erkennbar abgezogen?
- Werden Reinigung, Gartenpflege oder Winterdienst zusätzlich unter anderen Positionen abgerechnet, obwohl der Hausmeister sie erledigt?
- Ist eine Notdienst- oder Bereitschaftspauschale enthalten?
- Sind die Kosten gegenüber dem Vorjahr deutlich gestiegen, und gibt es dafür eine nachvollziehbare Erklärung?
Einwendungen gegen die Abrechnung muss der Mieter nach § 556 Abs. 3 BGB spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Wer Zweifel hat, sollte die Fragen frühzeitig stellen und dabei sachlich bleiben; oft klärt ein Blick in das Leistungsverzeichnis die Sache schnell.
Zur Sicherheit im Haus gehört übrigens mehr als die Abrechnung: Welche Kontrollpflichten Eigentümer selbst dann behalten, wenn sie einen Hausmeister beauftragen, erklärt der Ratgeber zur Verkehrssicherungspflicht.
Häufige Fragen zu Hauswartkosten
Weiterlesen im Ratgeber
Verfasst von der Redaktion PUTZPROFIS Berlin (RAT Gebäudeservice), die seit über 20 Jahren Wohn- und Gewerbeobjekte in Berlin betreut. Stand: Oktober 2026. Die Ausführungen zur Betriebskostenverordnung dienen der allgemeinen Information und sind keine Rechts- oder Steuerberatung.